L’apostille en Espagne

Apostille et légalisation des documents étrangers pour l’Espagne

Pour qu’un document étranger (par exemple un acte public délivré en France) produise pleinement ses effets en Espagne, il est nécessaire qu’il soit dûment authentifié.

Cette authentification se présente, pour les États contractants de la Convention de La Haye de 1961, sous la forme de l’Apostille.

Il s’agit de la seule formalité exigée pour qu’un acte public établi dans un État signataire de cette Convention soit légalement admis sur le territoire espagnol, sans qu’une légalisation supplémentaire par un poste consulaire ne soit requise.

En revanche, si l’État d’origine du document original n’est pas signataire de cette Convention internationale, le document reste soumis à la procédure classique de légalisation consulaire, plus lourde et souvent onéreuse.

En pratique, le document public doit d’abord être légalisé par le ministère des Affaires étrangères du pays d’origine, puis authentifié par l’ambassade ou le consulat du pays de destination (dans ce cas, l’Espagne).

Cette procédure de légalisation stricte demeure en vigueur pour les pays non parties à la Convention de La Haye.

L’apostille de La Haye : qu’est-ce que c’est ?

L’apostille de La Haye est une forme de certification internationale qui authentifie l’origine d’un acte public étranger (acte notarié, judiciaire, etc.).

Il s’agit d’un cachet ou timbre spécial apposé sur le document original (ou sur une photocopie jointe), accompagné de la signature et du sceau officiel de l’autorité émettrice, ainsi que de la date d’émission.

Cette apostille confirme la véracité de la signature, la qualité du signataire est établi (fonctionnaire, officier public…) ainsi que l’authenticité de la signature ou cachet figurant sur l’acte.

Ni l’apostille ni la légalisation n’altèrent le contenu du document : elles se bornent à en certifier la forme et l’origine. Issue de la Convention du 5 octobre 1961, l’apostille remplace l’exigence de la légalisation diplomatique dans les échanges internationaux entre États parties, ce qui simplifie grandement la libre circulation des documents publics étrangers.

Apostille vs légalisation : quelle différence ?

La différence entre l’apostille et la légalisation tient au fait que l’apostille est une procédure simplifiée de reconnaissance mutuelle de documents entre pays ayant adhéré à la Convention de La Haye.

En résumé, l’apostille consiste en l’apposition d’un sceau attestant de l’authenticité de la signature et de la capacité du signataire, sans nécessiter l’intervention d’intermédiaire diplomatique.

La légalisation conventionnelle, quant à elle, s’applique aux pays hors Convention : elle requiert une validation successive par les autorités compétentes du pays d’origine puis par celles du pays de destination.

Autrement dit, la légalisation implique un circuit plus long (ministère, ambassade ou consulat général du pays de destination) pour fournir les cachets officiels, là où l’apostille se suffit à elle-même entre États conventionnés.

Dans les deux cas, le résultat final garantit l’authenticité du document public à l’étranger selon la loi applicable : l’une ou l’autre formalité atteste que le document est authentique et peut être opposé dans le pays requis.

Quels documents doivent être apostillés ?

De nombreux types de documents peuvent nécessiter une apostille (ou, à défaut, une légalisation) pour être valables à l’étranger. Parmi les plus courants, on trouve :

• Actes d’état civil : actes de naissance, mariage, décès, extraits de registre civil, livret de famille, etc.
• Documents judiciaires et registres officiels : jugements, casier judiciaire, décisions de justice ou extraits de registre du commerce (extrait K-bis) concernant une société.
• Actes notariés : testaments, procurations, contrats de vente immobilière, contrats de mariage, donations, ou tout document passé devant un notaire (acte authentique).
• Documents administratifs : diplômes universitaires, certificats de scolarité, attestations délivrées par des autorités administratives, titres de propriété, documents d’identification officiels (par exemple, une copie certifiée conforme du passeport ou de la carte d’identité).
• Documents sous seing privé : contrats et documents signés sous seing privé (par exemple un contrat commercial) peuvent aussi nécessiter une apostille, à condition d’avoir été préalablement certifiés par une autorité compétente (notaire, officier d’état civil, etc.) qui engage sa signature et son cachet sur le document.

Pourquoi apostiller un document pour l’Espagne ?

Si vous projetez de vous expatrier en Espagne – que ce soit pour des raisons familiales, éducatives, professionnelles (emploi, création d’entreprise, filiale) ou personnelles (achat/vente immobilier, etc.) – vous serez confronté à des formalités administratives espagnoles.

Pour qu’un document officiel émis par votre pays d’origine (par exemple la France) soit reconnu valide et opposable en Espagne, il devra impérativement être accompagné d’une apostille (dans le cas des pays signataires de la Convention de La Haye) ou, à défaut, d’une légalisation appropriée.

En d’autres termes, l’apostille garantit la validité juridique de votre acte sur le sol espagnol. Sans cette formalité, les administration françaises espagnoles refuseront généralement d’accepter votre document étranger dans une procédure locale.

L’exception européenne : dispense d’apostille au sein de l’UE

Toutefois, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016, entré en vigueur à compter du 16 février 2019, est venu supprimer l’exigence de l’apostille entre les États membres de l’Union européenne pour toute une série de documents publics relatifs à l’état civil.

Sont notamment visés par cette exception les documents tels que les actes de naissance, de mariage, les certificats de capacité matrimoniale, les jugements d’adoption, les documents d’identité (passeports, cartes nationales d’identité), la nationalité, l’absence de casier judiciaire, etc.

Il n’est donc plus nécessaire d’obtenir une apostille pour un document public officiel délivré par les autorités d’un pays membre en vue de sa présentation dans un autre pays membre de l’UE.

Ce règlement prévoit uniquement la dispense de formalité d’authentification, sans pour autant couvrir la reconnaissance de ses effets juridiques dans le pays de destination.

En outre, le règlement européen a également simplifié les formalités de traduction pour les documents qu’il couvre. Une traduction n’est plus requise si l’acte public est accompagné du formulaire multilingue standard prévu par le règlement.

Autrement dit, le formulaire multilingue (fourni par l’administration émettrice) tient lieu de traduction à la place d’une traduction assermentée du document d’état civil.

Notez que cette dispense ne s’applique qu’aux documents explicitement énumérés par le règlement et dans le cadre de leur usage entre pays de l’UE. Pour tous les actes non visés par ce texte européen, la traduction officielle reste la règle dès lors que le document doit être utilisé dans un autre pays étranger.

À ce sujet, voir le formulaire multilingue annexé au règlement qui permet d’éviter une traduction dans une langue étrangère pour les documents d’état civil.

Comment faire apostiller un document ?

La procédure pour faire apostiller un document dépend du pays d’origine de l’acte et du pays de destination. Voici les cas de figure les plus courants :

Pour un document français destiné à l’étranger (ex. pour l’Espagne)

Pour l’utilisation d’un acte public français à l’étranger, l’apostille s’obtient en France auprès de l’autorité compétente. Jusqu’en 2025, il fallait prendre attache avec le greffe du Parquet Général de la Cour d’appel du ressort où le document avait été délivré.

Ce service centralisait l’apposition des apostilles sur les actes publics français, généralement sans frais. Depuis 2025, une réforme a transféré cette compétence au notariat : les apostilles (et, à terme, la légalisation des actes publics) sont désormais délivrées par les notaires de France via une organisation collective. (La légalisation des actes publics suivra le même chemin à compter de septembre 2025.)

Concrètement, à compter du 1^er mai 2025, les notaires – regroupés par le biais de 15 Conseil général régionaux ou chambres interdépartementales du notariat – sont les seuls habilités à émettre les apostilles sur les documents français.

Une plateforme dédiée en ligne (accessible via le site internet des notaires de France) a été mise en place pour centraliser les demande de délivrance d’apostille et de légalisation.

L’usager a le choix entre effectuer sa demande en ligne d’apostille, ou bien se présenter au centre d’accueil « apostille/légalisation » de l’un de ces Conseil générals régionaux du notariat.

Les apostilles délivrées par les notaires peuvent l’être au format électronique sécurisé (e-Apostille enregistrée dans un registre national) ou sur support papier selon les modalités techniques disponibles.

À noter que la délivrance de l’apostille, autrefois gratuite, fait désormais l’objet d’une faible redevance administrative (un coût d’environ 10 € HT par document en délai normal, tarif susceptible d’être majoré pour un traitement service express en 24h).

Cette modernisation du service vise à le rendre plus rapide, tout en maintenant la fiabilité de la certification.

Pour un document espagnol destiné à l’étranger

Si vous avez besoin de faire apostiller un document espagnol en vue de son utilisation dans un autre pays étranger, il convient d’identifier le type d’acte public afin de s’adresser à l’autorité compétente en Espagne. En effet, la législation espagnole (notamment un décret royal) désigne différentes autorités selon la nature du document :

• Pour les documents notariés espagnols (actes notariés passés devant un notaire en Espagne), l’apostille en Espagne se demande auprès du Colegio de Notarios (Collège des notaires) de la circonscription concernée.
• Pour les documents judiciaires (décisions de justice, certificats délivrés par un tribunal), l’apostille est délivrée par le Tribunal Superior de Justicia de la Communauté autonome correspondante.
• Pour les documents administratifs (actes de l’état civil, certificats délivrés par une autorité administrative), l’apostille est apposée par les Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia (services territoriaux du Ministère de la Justice espagnol).

Ces organismes espagnols apposeront l’apostille selon leurs propres procédures internes. Les apostilles espagnoles, y compris électroniques, sont généralement inscrites dans un registre central des apostilles, conformément à la réglementation en vigueur.

Quoi qu’il en soit, une apostille dûment obtenue en Espagne permettra à votre document original d’être reconnu à l’étranger (dans tout État signataire de la Convention de La Haye ou ayant un accord de réciprocité).

En revanche, si le pays de destination n’est pas signataire de la Convention, l’apostille espagnole ne suffira pas : il faudra alors faire légaliser le document apostillé par l’ambassade ou le consulat général du pays de destination en Espagne (processus de sur-légalisation additionnel).

La traduction des documents étrangers

Sous réserve de l’exception européenne mentionnée plus haut, la traduction d’un document étranger reste généralement indispensable pour qu’il produise pleinement ses effets et pour éviter tout problème de compréhension du contenu du document par les autorités du pays de destination.

Cette traduction officielle devra être effectuée après l’authentification du document original dans son pays d’origine, et par un traducteur assermenté professionnel du pays où vous ferez usage du document. En effet, chaque pays habilite ses propres traducteurs jurés, et une traduction réalisée à l’étranger n’est pas automatiquement valable localement.

Dans le cas où l’apostille est requise pour rendre un document étranger opposable en Espagne, il est fortement conseillé de faire appel à un traducteur assermenté en Espagne même.

Si la traduction est effectuée par un traducteur assermenté espagnol, elle sera d’office reconnue valable par les autorités espagnoles. En revanche, si vous faites traduire le document par un traducteur assermenté dans un autre pays, la signature de ce traducteur devra ensuite faire l’objet d’une légalisation de signature (par exemple par le tribunal ou un notaire local), voire d’une apostille supplémentaire, pour que la traduction soit acceptée en Espagne.

Autrement dit, choisir un traducteur assermenté localement permet d’éviter de nouvelles démarches de légalisation de la traduction et limite les risques de non-conformité ou de refus du document.

Pour trouver un traducteur assermenté en Espagne, vous pouvez vous référer au registre officiel disponible auprès du Ministère des Affaires étrangères espagnol, ou demander conseil à votre ambassade/poste consulaire en Espagne.

Anticipez les délais : conseils pratiques

En règle générale, lorsqu’une procédure implique deux pays – authentification dans le pays d’origine puis usage dans le pays étranger – il faut anticiper des délais supplémentaires pour les apostille et la légalisation et traductions.

Il est recommandé de s’y prendre avec prévoyance.

Il faut compter en moyenne environ 3 semaines pour faire apostiller un document et obtenir sa traduction assermentée, dans des conditions normales.

Et cela sans compter d’éventuels ralentissements dus à des circonstances exceptionnelles : par exemple, au cours de la pandémie de Covid-19, le délai moyen a pu s’allonger jusqu’à deux mois !

En somme, renseignez-vous bien à l’avance sur les exigences du pays de destination et engagez les démarches le plus tôt possible. N’hésitez pas à contacter les autorités compétentes (ministère, consulat général, notaire, etc.) pour vérifier les modalités et la liste exacte des pièces à fournir.

Ces précautions vous permettront d’obtenir à temps les apostille et légalisation et traductions nécessaires, et de vous assurer que vos documents étrangers seront reconnus en Espagne en toute conformité avec les règles en vigueur.